VoxquartzSystems
Bezpłatna konsultacja Konsultacja

Serwisownia: CRM terenowy dla firmy instalacyjnej

System dla firmy, która montuje i serwisuje klimatyzacje oraz pompy ciepła. Pilnuje terminów przeglądów za człowieka, układa pracę techników na tydzień i wiąże sprzedaż z konkretnym urządzeniem stojącym u klienta.

Zrzuty z działającej instancji, dane firmy zmyślone

45
urządzeń w kartotece demo
96
zleceń serwisowych
23
testy, wszystkie zielone
3
role z osobnymi uprawnieniami

Firma instalacyjna gubi nie klientów, tylko terminy

Kilkuset klientów, przy każdym od jednego do kilku urządzeń, każde z własnym cyklem przeglądu.

Split raz w roku, rekuperacja co pół roku, system w sklepie co sześć miesięcy. Do tego awarie, które trzeba wcisnąć między zaplanowane wizyty, i zapytania o nowe montaże spływające w sezonie.

W arkuszu to się trzyma do jakichś stu urządzeń. Potem zaczyna się oddzwanianie do klientów, którzy sami przypomnieli sobie o przeglądzie, i szukanie po mailach, kto ostatnio był na miejscu i co wtedy zrobił. Klient nie odchodzi dlatego, że firma pracuje źle. Odchodzi dlatego, że nikt się nie odezwał.

Zegar przeglądów napędza całą resztę

Cały system stoi na jednej pętli, a pozostałe ekrany tylko ją obsługują. Kolejność poniżej nie jest ozdobnikiem, tylko rzeczywistym obiegiem pracy.

  1. 01

    Obiekt

    Adres, pod którym stoją urządzenia, ze współrzędnymi, opiekunem technicznym i uwagami dojazdowymi. Jeden klient może mieć ich kilka.

  2. 02

    Urządzenie

    Producent, model, numer seryjny, data montażu, gwarancja i własny odstęp między przeglądami liczony w miesiącach.

  3. 03

    Termin

    System sam wylicza datę następnego przeglądu od ostatniej wizyty. Gdy termin minie, urządzenie wchodzi na listę roboczą koordynatora bez niczyjego udziału.

  4. 04

    Zlecenie

    Przegląd, awaria albo montaż trafia do technika, z terminem, czasem pracy i opisem zgłoszenia od klienta.

  5. 05

    Zamknięcie

    Zakończony przegląd zapisuje wykonane prace w historii urządzenia i przestawia zegar na kolejny cykl. Pętla zamyka się sama.

Koordynator planuje, technik dostaje swoje

Zlecenia idą przez cztery kolumny. Technik widzi wyłącznie własne, koordynator cały zespół, a spóźnione pozycje same podświetlają się na czerwono, zamiast czekać, aż ktoś je zauważy.

Tablica kanban ze zleceniami w kolumnach Nowe, Zaplanowane, W toku, Zrobione i Anulowane
Tablica zleceń Numer, obiekt, rodzaj pracy i termin. Gwiazdka oznacza pilne awarie, znacznik po prawej to technik prowadzący.
Widok kalendarza z rozłożonymi zleceniami serwisowymi
Grafik Ten sam zbiór zleceń w kalendarzu, kolorowany technikiem. Do układania tygodnia i wciskania awarii między przeglądy.
Lista urządzeń z zaległym przeglądem, pogrupowana po miejscowości
Przeglądy do wykonania Lista zapełnia się sama po przekroczeniu terminu. Grupowanie po miejscowości układa trasę na jeden wyjazd.
Formularz pojedynczego zlecenia serwisowego z paskiem statusu i zakładkami
Zlecenie Pasek statusu prowadzi przez cztery kroki, a przyciski pokazują tylko przejścia, które w danym momencie mają sens. Zgłoszenie klienta i wykonane prace są rozdzielone, bo to dwa różne teksty pisane przez dwie różne osoby.

Mapa odpowiada na pytanie, gdzie jechać w tym tygodniu

Własny komponent na otwartych kafelkach mapowych, bez płatnych kluczy i bez modułów z płatnej wersji Odoo. Punkty kolorowane pilnością przeglądu, filtry u góry przełączają widok jednym kliknięciem.

Mapa z punktami obiektów klientów wokół Poznania
Mapa obiektów Czerwone to przegląd zaległy, pomarańczowe termin w ciągu 30 dni, zielone bez pilnych zadań. Kliknięcie punktu otwiera dymek z klientem i adresem, a przycisk w dymku przenosi wprost do kartoteki.

Historia siedzi przy urządzeniu, nie w skrzynce mailowej

Kto był, kiedy był i co zrobił, widać z poziomu urządzenia. Bez odtwarzania z pamięci i bez szukania po korespondencji sprzed roku.

Kartoteka obiektu z listą urządzeń i licznikami
Obiekt Liczniki u góry prowadzą do urządzeń i zleceń. Uwagi dojazdowe, czyli kod do bramy i miejsce parkingowe, mają własne miejsce, bo technik szuka ich pierwsze.
Kartoteka urządzenia z terminami przeglądów i historią serwisową
Urządzenie Daty montażu, gwarancji i przeglądów obok pełnej historii wizyt. Przycisk zakłada kolejny przegląd z wypełnionym terminem i technikiem.

Lejek wpięty w standard, raporty bez dopisywania kodu

Zapytania nie dostały własnego modelu. Rozszerzają standardowy lejek Odoo o obiekt, urządzenie i rodzaj sprawy, więc cała mechanika etapów i ofert działa jak u wszystkich, a firma dostaje z niej dodatkowo powiązanie z konkretną instalacją.

Lejek sprzedaży w widoku kanban z etapami
Lejek Nowe zapytania, kwalifikacja, oferta i wygrane. Rodzaj sprawy odróżnia nowy montaż od wymiany urządzenia i od umowy na przeglądy.
Wykres słupkowy zleceń w miesiącach z podziałem na rodzaje
Obciążenie w czasie Godziny pracy w miesiącach, w podziale na przeglądy, awarie i montaże. Widać sezon i to, ile go zjadają awarie.
Tabela przestawna z obłożeniem techników w miesiącach
Obłożenie techników Tabela przestawna po technikach i miesiącach. Do rozmowy o tym, czy potrzebna jest czwarta osoba w ekipie.

Cztery rozstrzygnięcia, które widać w kodzie

Decyzje, które w takim projekcie ważą więcej niż liczba ekranów.

Rozszerzamy standard, nie piszemy go od nowa

Lejek to rozszerzone crm.lead, a nie własny model szans. Mniej kodu do utrzymania, pełna zgodność z resztą Odoo i darmowe aktualizacje mechaniki, której nikt nie zrobi lepiej niż producent.

Dane pokazowe w osobnym module

Produkt instaluje się u klienta bez jednego zbędnego rekordu, a moduł demo dokłada całą fikcyjną firmę do prezentacji. Zestaw generuje skrypt z ustalonym ziarnem losowania, więc demo odtwarza się identycznie jednym poleceniem.

Mapa bez zewnętrznych zależności

Biblioteka mapy leży w repozytorium, nie w cudzym CDN. Komponent pobiera obiekty jednym zapytaniem i sam liczy pilność przeglądu, więc mapa działa w darmowej wersji Odoo, bez klucza do płatnego geokodera.

Uprawnienia sprawdzane testem, nie deklaracją

Reguły pilnują, żeby technik widział wyłącznie własne zlecenia i czytał kartoteki bez prawa edycji. Macierz ma własny zestaw testów, bo to jedyna rzecz, której nie widać na ekranie, dopóki nie jest za późno.

Co siedzi pod spodem

Odoo 19 Community i Postgres w kontenerach, moduł produktowy osobno od modułu z danymi pokazowymi.

Dwadzieścia trzy testy jednostkowe pilnują cyklu przeglądów, wyszukiwania po polach wyliczanych i macierzy uprawnień. Przy każdej zmianie w repozytorium instalacja startuje od zera, suita idzie w całości, a osobny krok sprawdza, czy dane pokazowe nadal zgadzają się ze skryptem, który je generuje.

Interfejs jest po polsku, łącznie z etykietami pól i nazwami statusów. Nie ma w nim ani jednego angielskiego słowa, na które trzeba tłumaczyć technikowi, co znaczy.

Firma widoczna na zrzutach, jej klienci, adresy, numery seryjne i nazwiska pracowników są zmyślone. Cały zestaw danych generuje skrypt z listy słów, a zbieżność z istniejącą firmą byłaby przypadkowa. Producenci i modele urządzeń pochodzą z rynku, bo bez nich kartoteka nie wyglądałaby wiarygodnie.

Opowiedz, gdzie uciekają Ci terminy

Opisz w kilku zdaniach, co dziś siedzi w arkuszu i komu to przeszkadza. Odpisujemy z zakresem, terminem i wyceną w ciągu 24 godzin.

Bezpłatna konsultacja

Ten sam zegar w innych branżach

Zamiast systemu z półki