Serwisownia: Außendienst-CRM für einen Anlagenbauer

Ein System für einen Betrieb, der Klimaanlagen und Wärmepumpen montiert und wartet. Es führt den Wartungskalender, damit es niemand von Hand tun muss, plant die Technikerwoche und hängt jeden Verkauf an die konkrete Anlage beim Kunden.

Aufnahmen aus einer laufenden Instanz, die Firmendaten darin sind erfunden

45
Anlagen in den Demo-Akten
96
Serviceaufträge
23
Tests, alle grün
3
Rollen mit eigenen Rechten

Ein Anlagenbauer verliert keine Kunden, er verliert Termine

Einige hundert Kunden, je eine bis mehrere Anlagen, jede mit eigenem Wartungsintervall.

Ein Split-Gerät einmal im Jahr, die Lüftungsanlage halbjährlich, die Ladenanlage alle sechs Monate. Dazu Störungen, die zwischen geplante Termine geschoben werden müssen, und Anfragen für Neumontagen, die in der Saison durchgehend hereinkommen.

In einer Tabelle hält das bis etwa hundert Anlagen. Danach beginnt das Zurückrufen bei Kunden, die sich selbst an ihre Wartung erinnert haben, und das Suchen im Postfach, wer zuletzt vor Ort war und was er dort gemacht hat. Der Kunde geht nicht, weil schlecht gearbeitet wurde. Er geht, weil sich niemand gemeldet hat.

Die Wartungsuhr treibt alles Übrige an

Das ganze System steht auf einer Schleife, und die übrigen Masken bedienen nur sie. Die Reihenfolge unten ist keine Zierde, sondern der tatsächliche Arbeitsablauf.

  1. 01

    Standort

    Die Adresse, an der die Anlagen stehen, mit Koordinaten, technischem Ansprechpartner und Zufahrtshinweisen. Ein Kunde kann mehrere haben.

  2. 02

    Anlage

    Hersteller, Modell, Seriennummer, Montagedatum, Garantie und ein eigenes Wartungsintervall in Monaten.

  3. 03

    Fälligkeit

    Das System rechnet den nächsten Wartungstermin aus dem letzten Besuch aus. Ist er überschritten, steht die Anlage auf der Arbeitsliste des Koordinators, ohne dass jemand sie dorthin setzt.

  4. 04

    Auftrag

    Wartung, Störung oder Montage geht an einen Techniker, mit Termin, Zeitansatz und der Schilderung des Kunden.

  5. 05

    Abschluss

    Eine abgeschlossene Wartung schreibt die geleisteten Arbeiten in die Anlagenhistorie und stellt die Uhr auf den nächsten Zyklus. Die Schleife schließt sich selbst.

Der Koordinator plant, der Techniker sieht nur seins

Aufträge laufen durch vier Spalten. Ein Techniker sieht die eigenen, der Koordinator das ganze Team, und Überfälliges färbt sich von selbst rot, statt darauf zu warten, bemerkt zu werden.

Kanban-Tafel mit Serviceaufträgen in den Spalten Neu, Geplant, In Arbeit, Erledigt und Storniert
Auftragstafel Nummer, Standort, Art der Arbeit und Termin. Der Stern kennzeichnet dringende Störungen, die Markierung rechts den zuständigen Techniker.
Kalenderansicht mit über die Woche verteilten Serviceaufträgen
Wochenplan Dieselben Aufträge im Kalender, nach Techniker eingefärbt. Zum Planen der Woche und zum Einschieben einer Störung zwischen zwei Wartungen.
Liste der Anlagen mit überschrittenem Wartungstermin, nach Ort gruppiert
Fällige Wartungen Die Liste füllt sich selbst, sobald ein Termin überschritten ist. Die Gruppierung nach Ort ergibt die Route für eine Tagesfahrt.
Formular eines einzelnen Serviceauftrags mit Statusleiste und Reitern
Einzelauftrag Die Statusleiste führt durch vier Schritte, und die Schaltflächen zeigen nur die Übergänge, die gerade sinnvoll sind. Kundenmeldung und geleistete Arbeit stehen getrennt, denn das sind zwei Texte von zwei verschiedenen Personen.

Die Karte beantwortet, wohin diese Woche zu fahren ist

Eine eigene Komponente auf offenen Kartenkacheln, ohne kostenpflichtige Schlüssel und ohne Module aus der Bezahlversion von Odoo. Die Punkte sind nach Dringlichkeit eingefärbt, die Filter oben schalten die Ansicht mit einem Klick um.

Karte mit Kundenstandorten rund um Posen
Standortkarte Rot ist überfällig, orange fällig binnen 30 Tagen, grün ohne Dringendes. Ein Klick öffnet eine Sprechblase mit Kunde und Adresse, und die Schaltfläche darin führt direkt in die Akte.

Die Historie sitzt an der Anlage, nicht im Postfach

Wer da war, wann und was er gemacht hat, steht an der Anlage selbst. Ohne Rekonstruktion aus dem Gedächtnis und ohne Suche in Mails von vor einem Jahr.

Standortakte mit Anlagenliste und Zählern
Standortakte Die Zähler oben führen zu den Anlagen und den Aufträgen. Zufahrtshinweise - Torcode und Parkplatz - haben einen eigenen Platz, weil ein Techniker zuerst danach sucht.
Anlagenakte mit Wartungsterminen und Servicehistorie
Anlagenakte Montage-, Garantie- und Wartungsdaten neben der vollständigen Besuchshistorie. Die Schaltfläche legt die nächste Wartung mit Termin und Techniker bereits ausgefüllt an.

Die Pipeline erweitert den Standard, Auswertungen ohne Zusatzcode

Anfragen haben kein eigenes Modell bekommen. Sie erweitern die Standard-Pipeline von Odoo um Standort, Anlage und Vorgangsart, sodass die gesamte Stufen- und Angebotsmechanik arbeitet wie überall sonst - und der Betrieb obendrein die Verbindung zur konkreten Installation erhält.

Verkaufspipeline in der Kanban-Ansicht mit Stufen
Pipeline Neue Anfragen, Qualifizierung, Angebot und gewonnen. Die Vorgangsart trennt Neumontage von Anlagentausch und von einem Wartungsvertrag.
Balkendiagramm der Aufträge nach Monaten, nach Art aufgeteilt
Auslastung über die Zeit Arbeitsstunden nach Monaten, aufgeteilt in Wartungen, Störungen und Montagen. Die Saison ist zu sehen, und wie viel davon Störungen wegnehmen.
Pivot-Tabelle der Technikerauslastung nach Monaten
Technikerauslastung Eine Pivot-Tabelle nach Technikern und Monaten. Für das Gespräch darüber, ob die Mannschaft eine vierte Person braucht.

Vier Entscheidungen, die man im Code sieht

Die Festlegungen, die in einem solchen Projekt schwerer wiegen als die Zahl der Masken.

Den Standard erweitern, nicht neu schreiben

Die Pipeline ist ein erweitertes crm.lead und kein eigenes Chancenmodell. Weniger Code in der Pflege, volle Verträglichkeit mit dem übrigen Odoo und kostenlose Aktualisierungen einer Mechanik, die niemand besser baut als der Hersteller.

Demodaten in einem eigenen Modul

Das Produkt installiert sich beim Kunden ohne einen einzigen überflüssigen Datensatz, während das Demomodul eine ganze fiktive Firma für die Vorführung mitbringt. Ein Skript mit festem Zufallsstartwert erzeugt den Satz, sodass sich die Demo mit einem Befehl identisch wiederherstellt.

Eine Karte ohne fremde Abhängigkeiten

Die Kartenbibliothek liegt im Repository, nicht auf einem fremden CDN. Die Komponente holt die Standorte in einer Abfrage und rechnet die Dringlichkeit selbst aus, damit die Karte in der freien Odoo-Version läuft, ohne Schlüssel für einen kostenpflichtigen Geocoder.

Rechte per Test belegt, nicht behauptet

Die Regeln halten einen Techniker auf seinen eigenen Aufträgen und lassen ihn Akten lesen, ohne sie zu ändern. Die Matrix hat eine eigene Testreihe, denn sie ist das Einzige, was man auf dem Bildschirm erst sieht, wenn es zu spät ist.

Was darunter steckt

Odoo 19 Community und Postgres in Containern, das Produktmodul getrennt vom Modul mit den Demodaten.

Dreiundzwanzig Unit-Tests sichern den Wartungszyklus, die Suche über berechnete Felder und die Rechtematrix ab. Bei jeder Änderung im Repository startet die Installation bei null, die Suite läuft vollständig durch, und ein eigener Schritt prüft, ob die Demodaten noch zu dem Skript passen, das sie erzeugt.

Die ausgelieferte Oberfläche ist polnisch, samt Feldbeschriftungen und Statusnamen - die Mannschaft, die damit arbeitet, arbeitet auf Polnisch, und ein Techniker soll für seine eigene Arbeitsliste keine Übersetzung brauchen. Genau das zeigen die Aufnahmen auf dieser Seite. Derselbe Build wird in der Sprache ausgeliefert, die das Team vor Ort tatsächlich spricht.

Der Betrieb auf diesen Aufnahmen, seine Kunden, Adressen, Seriennummern und Mitarbeiternamen sind erfunden. Ein Skript erzeugt den gesamten Datenbestand aus einer Wortliste, und eine Ähnlichkeit mit einer bestehenden Firma wäre zufällig. Hersteller und Gerätemodelle stammen aus dem Markt, weil die Akte ohne sie nicht glaubwürdig aussähe.

Erzählen Sie uns, wo Ihnen die Termine weglaufen

Ein paar Sätze dazu, was heute in der Tabelle steht und wen es stört. Wir antworten mit Umfang, Termin und Preis binnen 24 Stunden.

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