Shopware mit DATEV verbinden
Shopware führt die Bestellungen, DATEV führt die Bücher, und dazwischen liegt meist eine CSV-Datei, die am Monatsende jemand von Hand zusammensetzt. Eine Schnittstelle übergibt den Buchungsstapel im DATEV-Format, mit Konten nach SKR03 oder SKR04, Steuerschlüsseln und den Belegen dazu.
Warum Unternehmen Shopware mit DATEV verbinden
Der Shop weiß, was verkauft wurde; die Kanzlei braucht, was gebucht werden muss, und das ist nicht dasselbe. Zahlungsarten gehören auf getrennte Geldkonten, die Gebühren von PayPal und Stripe auf ein eigenes, innergemeinschaftliche B2B-Verkäufe unter Reverse-Charge, der EU-Endkundenversand ins OSS-Verfahren. Wer das monatlich von Hand sortiert, sortiert es jeden Monat neu und findet den Fehler im Jahresabschluss.
Wie wir vorgehen
Ein Job liest die Bestellungen über die Admin API von Shopware, ordnet jede Position dem Erlöskonto und dem Steuerschlüssel zu, die Ihre Kanzlei vorgegeben hat, und legt daraus einen Buchungsstapel im DATEV-Format an - EXTF-CSV, wie ihn Kanzlei-Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online einlesen. Die Rechnungs-PDFs gehen als Belege denselben Weg, sodass an jeder Buchung das Dokument hängt.
Was Sie davon haben
Buchungsstapel im DATEV-Format, täglich oder monatlich, ohne dass jemand eine Tabelle anfasst
Kontenzuordnung nach SKR03 oder SKR04, einmal mit der Kanzlei festgelegt und danach unverändert angewandt
Reverse-Charge und OSS werden am Beleg entschieden - Lieferland, USt-IdNr. und Kundenart stehen in der Bestellung
Zahlungsarten auf getrennten Geldkonten, Gebühren als eigene Buchung statt als stille Differenz
Die Rechnung als PDF am Buchungssatz, damit die Kanzlei nicht nach dem Dokument fragen muss
Anwendungsfälle
Ein Shopware-6-Shop mit 800 Bestellungen im Monat, dessen Kanzlei bisher eine Sammelbuchung je Woche bekam
Ein Händler mit B2B- und B2C-Kunden in der EU, der Reverse-Charge und OSS im selben Stapel getrennt braucht
Ein Shop mit vier Zahlarten, dessen Bankkonto sich nie mit dem Umsatz des Shops decken wollte
Der Wechsel von Shopware 5 auf 6, bei dem der alte Export nicht mehr passte
Häufige Fragen
In welchem Format kommen die Daten in DATEV an?
Als Buchungsstapel im EXTF-CSV-Format, dem Standard für den Import in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen und in DATEV Unternehmen online. Kontenrahmen und Steuerschlüssel kommen aus der Vorgabe Ihrer Kanzlei, nicht aus einer Voreinstellung von uns.
Bucht die Schnittstelle selbst?
Nein. Sie erzeugt den Stapel und übergibt ihn; gebucht wird in DATEV, von der Kanzlei oder von Ihnen. Das ist Absicht - eine Schnittstelle, die selbst bucht, ist eine Schnittstelle, deren Fehler niemand mehr sieht.
Was passiert mit Gutschriften und Teilerstattungen?
Sie laufen als eigene Belege in den Stapel, mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Teilerstattungen brauchen die Aufteilung auf die Positionen, sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht - der Punkt, an dem selbstgebaute Exporte üblicherweise auseinanderfallen.
Schreiben Sie, was gebaut werden soll
Ein paar Sätze dazu, was es können soll und für wen, reichen völlig. Innerhalb von 24 Stunden kommen Umfang, Termin und Preis zurück.
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